Struktur Organisasi Pelatihan Lean Six Sigma

Struktur Organisasi Lean Six Sigma

Lean Six Sigma ialah sebuah pendekatan top down, bukan bottom up dimana membutuhkan struktur organisasi lean six sigma secara formal. Lean six sigma harus memiliki tim seperti Champion, Master Black Belt dan Green Belt yang ditentukan secara jelas dan tegas. 

Dewan Kepemimpinan Kualitas (Quality Control)

Dewan kepemimpinan kualitas memiliki beberapa peran dalam perusahaan, diantaranya.

1. Menetapkan visi, peran dan infrastruktur dari Lean Six Sigma.
2. Menciptakan Master Improvement Story dari organisasi.
3. Memilih program Lean Six Sigma dan mengalokasikan sumber daya.
4. Mereview ulang program Lean Six Sigma secara periodik, menawarkan ide dan menghindari terjadinya overlapping pada program lean six sigma.
5. Sebagai sponsor dari Lean Six Sigma secara individual.
6. Mengkuantifikasikan dampak dari usaha Lean Six Sigma pada orang yang berada di tingkat bawah dalam organisasi.
7. Melakukan penilaian pada peningkatan Lean Six Sigma.
8. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari peningkatan Lean Six Sigma.
9. Membagi praktik terbaik dari Lean Six Sigmadi seluruh organisasi, pemasok kunci dan pelanggan utama.
10. Mengatasi hambatan dari perusahaan yang berdampak negatif pada program Lean Six Sigma.
11. Mengimplementasikan program Lean Six Sigma pada manajemen organisasi.

Champions

Senior Champions perlu memilih individu yang berperan sebagai Champions untuk program Lean Six Sigma dalam bisnis spesifik dari organisasi. Ada dua jenis Champions, antara lain. 
1. Deployment Champions
Pada umumnya dipilih dari orang – oang yang berada pada posisi pemimpin unit bisnis Strategis (SBU’s leader). Ada beberapa tanggung jawab Deployment Champions, antara lain.

• Mengembangkan, mengeksekusi rencana implementasi dan penyebarluasan Lean Six Sigma pada unit –unit bisnis strategi.
• Meningkatkan efektivitas dan efesiensi dari sistem pendukung Lean Six Sigma.

2. Project Champions
Berfungsi mengawasi Black Belt dan memfokuskan Lean Six Sigma pada proyek. Selain itu project champions juga mampu mengatasi hambatan kultural dari organisasi, menciptakan sistem pendukung, menjamin sumber daya finansial tersedia dan mengidentifikasi proyek Lean Six Sigma. Ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh project champions, antara lain.

• Penilaian terhadap kapabilitas organisasi.
• Benchmarking terhadap manajemen dan produk dari organisasi.
• Analisis kesenjangan secara terperinci.
• Pengembangan proyek Lean Six Sigma.
• Kepemimpinan manajerial dan teknis pada Master Black Belt dan Black Belt.

Secara umum ada beberapa tanggung jawab Champions, antara lain.

• Mendefenisikan jalur implementasi program Lean Six Sigma ke semua organisasi.
• Menetapkan sasaran yang luas untuk proyek Lean Six Sigma.
• Membuat perubahan dalam arah / ruang lingkup dari proyek Lean Six Sigma.
• Melakukan pengembangan rencana pelatihan yang komperenshif untuk implementasi Lean Six Sigma.
• Melakukan negosiasi dan menentukan sumber daya untuk proyek Lean Six Sigma.
• Memberikan balas jasa dan penghargaan.
• Mewakili tim untuk bertemu dengan dewan kepemimpinan kualitas dan bertindak sebagai penasehat dari tim itu.
• Mengatasi isu dan tumpah tindih yang meningkat diantara tim.
• Bekerja sama dengan pemilik proses supaya dapat menjamin konsistensi perhatian kepada proyek Lean Six Sigma.
• Mengimplementasikan pengetahuan untuk peningkatan proses untuk tugas manajemen.

Master Black Belt

Berfungsi sebagai tenaga ahli atau konsultan dalam perusahaan untuk mengembangkan pengetahuan strategis yang bersifat terobosan Lean Six Sigma keseluruh organisasi. Ada dua jenis master black belt, antara lain.
1. Deployment Master Black Belt
Ialah posisi yang trategis dengan orientasi teknis yang tinggi serta dedikasi penuh ditempatkan pada tingkat unit bisnis yang tinggi dan bersifat jangka panjang. Ada beberapa tanggung jawab dari Deployment Black Belt, antara lain.

• Melakukan pengembangan dari peta jalan teknologi dan berkerja secara teknis dengan melintasi area fungsional serta bisnis.
• Mencari dan mentransfer teknologi, metode, prosedur serta alat – alat lanjutan dari Lean Six Sigma.
• Memastikan bahwa pengetahuan diterjemahkan ke dalam materi pelatihan, buku manual, dan dokumen operasional Lean Six Sigma.

2. Project Master Black Belt
Ialah orientasi teknis yang tinggi, dedikasi penuh dan unit bisnis selama 1-2 tahun dimana tergantung pada pada kebutuhan proyek Lean Six Sigma. Ada beberapa tanggung jawab dari Project Master Black Belt, antara lain.

• Mentransfer pengetahuan Lean Six Sigma kepada Black Belt.
• Menjadi guru dan mentor untuk pekerja di proyek Lean Six Sigma.
• Sebagai bekal dengan keterampilan teknis, kepribadian yang kuat dan kemampuan pemimpin yang dapat diandalkan serta dipercaya.

Secara umum, ada beberapa tanggung jawab dari Master Balck Belt, antara lain.

• Bekerja sama dengan Champion, mengembangkan dan menyebarkan bahan pelatihan tentang Lean Six Sigma dalam berbagai tingkat.
• Mengidentifikasi proyek Lean Six Sigma dan melatih serta mendukung Black Belt dalam pekerjaan Lean Six Sigma.
• Mereview ulang proyek Lean Six Sigma serta memberi bantuan berupa tenaga teknis.
• Bertanggung jawab terhadap program Lean Six Sigma yang telah diumumkan oleh Senior Champion dan menjadi program official utama.
• Menyediakan fasilitas untuk menyebarluaskan praktik terbaik berdasarkan prinsip Lean Six Sigma ke seluruh Organisasi.

Black Belt

Black Belt pertama kali digunakan oleh Mikel Harry pada pertengahan tahun 1980-an ketika melaksanakan pelatihan intensif pada Unisys Corporation di Salt Lake City, USA.

Project Black Belt ialah orang yang menerapkan teknik – teknik Lean Six Sigma pada unit bisnis dan bertangung jawab untuk mengeksekusi proyek Lean Six Sigma serta merealisasikan manfaat yang telah diterapkan oleh Lean Six Sigma Project Charter.

Ada beberapa kemampuan yang dimiliki oleh Black Belt, antara lain. Mengembangkan secara efektif, memimpin tim untuk meningkatkan proses lintas fungsi, bekerja sama dengan mentor, memberikan saran pada manajemen menengah tentang perumusan, rencana peningkatan proses Lean Six Sigma, menyebarluaskan metode Lean Six Sigma dan membuat jaringan kerja dengan Black Belt di seluruh dunia untuk meningkatkan manfaat bisnis.

Ada beberapa tanggung jawab dari Black Belt, antara lain.

1. Merangsang pemikiran champions.
2. Mengidentifikasi hambatan dalam proyek Lean Six Sigma.
3. Memimpin tim dalam mengeksekusi proyek Lean Six Sigma.
4. Melaporkan kemajuan kepada pihak yang berkepentingan.
5. Membantu Chapions, apabila diperlukan.
6. Mendefenisikan dan membantu orang lain dalam penggunaan alat Lean Six Sigma sesuai dengan teknik 
7. Menyiapkan penilaian proyek Lean Six Sigma secara terperinci selama tahapan pengukuran.
8. Mempertahankan jadwal proyek dan menjaga kemajuan proyek Lean Six Sigma.
9. Memperoleh masukkan dari operator dan supervisor.
10. Mengelolah resiko proyek lean six sigma.
11. Mendukung transformasi dari solusi baru atau proses – proses baru menuju operasional yang berlangsung secara terus – menerus.
12. Mendokumentasikan hasil – hasil akhir dan menciptakan storyboard.

Green Belt

Green Belt ialah karyawan diseluruh organisasi yang mengeksekusi proyek Lean Six Sigma sebagai bagian dari pekerjaan mereka secara keseluruhan. Ada dua tugas utama dari Green Belt, antara lain.

• Membantu menyebarluaskan keberhasilan teknik – teknik Lean Six Sigma.
• Memimpin proyek untuk peningkatan kualitas berskala kecil dalam area kerja mereka dari proyek Lean Six Sigma dan skala yang lebih besar ditangani oleh Balck Belt.

Secara umum, ada beberapa tanggung jawab dari Green Belt, antara lain.

• Berpastisipasi dalam proyek Lean Six Sigma yang ditangani oleh Black Belt.
• Mempelajari metodologi Lean Six Sigma yang akan diaplikasikan pada proyek yang berskala kecil. 
• Memahami metode dan melakukan praktik alat Lean Six Sigma dalam proyek. 

Project Team Members

Anggota tim proyek Lean Six Sigma harus menerima pelatihan dasar tentang metode dan alat Lean Six Sigma supaya mereka bisa menerapkan dalam proyek Spesifik pada organisasi.

Anggota tim Proyek Lean Six Sigma dapat bekerja penuh waktu / paruh waktu yang tergantung pada kebutuhan serta dapat memberikan keahlian pada area yang terlibat dalam proses baik secara langsung maupun tidak langsung.

Komposisi Lean Six Sigma

Ada beberapa pedoman komposisi Lean Six Sigma yang berguna sebagai informasi dasar, antara lain.

1. Champion, disediakan minimal 0,5 % dari jumlah anggota manajemen dan karyawan organisasi.
2. Master Black Belt sama banyak dengan jumlah Champion yaitu 0.5 % dari jumlah anggota organisasi.
3. Black Belt, disediakan minimal 2 5 dari jumlah anggota organisasi.
4. Green Belt, disediakan minimal 10 % dari jumlah anggota organisasi.
5. Jika jumlah anggota organisasi 1000 orang, komposisi Lean Six Sigma menjadi 5 Champions, Master Black Belt, 20 Black Belt, 100 Green Belt dan 870 Team Members.
6. Orgainsasi Lean Six Sigma memiliki anggota 1000 akan ada minimal 100 proyek peningkatan dengan periode waktu ( 4-6 bulan).
7. Master Black Belt bisa terlibat dalam perencanaan dan pengendalian sekitar 15 – 20 proyek Lean Six Sigma pertahun.
8. Master Black Belt mengkoordinasikan sekitar 5 orang Black Belt.
9. Setiap proyek Lean Six Sigma harus menyertakan orang dari bagian keuangan untuk melakukan verifikasi tentang manfaat finansial.

Pelatihan Lean Six Sigma

Pelatihan Lean Six Sigma harus memenuhi beberapa persyaratan, antara lain.

1. Lean Six Sigma Enterprise System harus berupa hasil pelajaran nyata yang dikumpulkan dari dalam organisasi.
2. Memberikan contoh yang relevan dan berkaitan dengan dunia nyata.
3. Materi pelatihan harus mampu membangun pengetahuan tentang Lean Six Sigma Enterprise System.
4. Menggunakan beberapa gaya dan teknik dalam pelatihan kombinasi.
5. Membuat pelatihan menjadi sesuatu yang lebih dari pada sekedar pengetahuan umum.
6. Membuat pelatihan Lean Six Sigma Enterprise System ialah usaha yang berlangsung secara terus – menerus.