Analisa dan Evaluasi Jabatan

Analisa jabatan ialah usaha dan proses untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan melalui metode - metode tertentu. Ada beberapa prinsip dalam analisa jabatan yang, meliputi.

• Mampu memberikan fakta dan berkaitan dengan jabatan. 
• Memberikan fakta yang diperlukan untuk berbagai macam tujuan. 
• Analisa jabatan harus selalu ditinjau.
• Menunjukkan tugas yang penting diantara beberapa tugas.
• Dapat memberikan informasi yang lengkap dan tepat serta bisa dipercaya.

Analisa jabatan bisa memberikan aspek dinamika dari status dan peran yang saling berkaitan dalam sebuah struktur organisasi. Analisis ini terjadi setelah pengorganisasian selesai dilaksanakan dan menjelang proses pengkaryaan (staffing). Analisis diwujudkan dalam bentuk skripsi dan spesifikasi jabatan.

Deskripsi Jabatan: Konsepsi dan Proses Penyusunannya

Diskripsi jabatan dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Diawali dari analisis jabatan, maka akan dilaksanakan penelitian terhadap aspek- aspek jabatan melalui pengamatan dan pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka. Hasil pengumpulan data dengan melakukan analisis jabatan yang kemudian dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.

Diskripsi jabatan secara tentatif dibuat terlebih dahulu tanpa melewati analisis jabatan terutama pada perusahaan yang baru dibentuk. Diskripsi jabatan dapat juga dikatakan sebagai disesuaikan menurut kondisi / kenyataan yang terjadi saat implementasikan. Ada beberapa pertimbangan untuk menyusun sebuah diskripsi jabatan, antara lain.

• Diskripsi jabatan ialah dokumen singkat dari informasi aktual, tugas- tugas yang dilakukan dan pertanggung jawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu. 
• Diskripsi jabatan yang diuraikan secara garis besar lingkup jabatan dan jabatan yang lain dalam organisasi serta syarat jabatan. 
• Berdasarkan hakikat pekerjaan dari pada individu yang melaksanakannya. 
• Ikhtisar berhubungan dengan informasi yang selektif dimana dapat diperoleh dari laporan analisis jabatan. 
• Data yang dicatat pada diskrips jabatan, hakikat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.

Penyusunan diskripsi jabatan ialah satu kebutuhan yang harus dipenuhi dalam sebuah organisasi. Manajemen bisa menggunakan diskripsi jabatan untuk menentukan ketidak seimbangan  dalam organisasi terutama dengan bidang, tugas, wewewnang, tanggung jawab dan lain sebagainya. Ada beberapa manfaat dari penyusunan diskripsi jabatan, antara lain.

• Bahan untuk mengadakan perbandingan antara tugas dan pekerjaan pada suatu perusahaan. 
• Sebagai dasarnya berpijak untuk penentuan sistem kompensasi didalam perusahaan melalui proses evaluasi jabatan. 
• Untuk pembentukkan performance apprasial system, penyusunan program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, recruiting dan lainnya. 
• Membantu seseorang untuk mengerti tentang tugas, wewenang serta tanggung jawab dari jabatannya. 
• Menjelaskan dan menjernihkan tentang ruang lingkup jabatan dalam organisasi sehingga dapat dihindari kemungkinan salah interprestasi, overlapping dan lainnya. 
• Membantu dalam program perencanaan dan pengembangan organisasi, meliputi program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan produsen kerja. 

Proses penyusunan job diskripsi berawal dari pengumpulan data baik melalui pengamatan lapangan, koesioner, wawancara dan data sekunder. Bahan yang terkumpul diolah dan disusun kembali serta diseragamkan pada setiap jabatan yang sama. Hasil dari penyusunan awal berupa draft diskripsi jabatan yang harus didiskusikan dan dievaluasi kembali dengan memegang jawaban untuk melakukan pengecekan kembali. Berdasarkan evaluasi dan koreksi yang dilakukan kemudian disusun  final job description dan bisa diimplementasikan. Diskripsi jabatan tidak memiliki sifat konstan (permanen) maka dilakukan tindak lanjut (follow up) berupa evaluasi yang kontinyu agar tetap  up to date. Diskripsi jabatan menggambarkan tentang kenyataan suatu pekerjaan dilakukan Secara komprehensif diskripsi, meliputi.

• Nama jabatan 
• Kedudukan jabatan 
• Ikhtisar jabatan
• Tugas - tugas pokok 
• Wewenang
• Tangung Jawab 

Spesifikasi Jabatan

Memberikan gambaran tentang kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam jabatan. Spesifikasi jabatan memberikan identifikasi dan formulasi secara jelas tentang syarat - syarat jabatan dari seseorang yang dipromosikan untuk meduduki jabatan tertentu. Syarat harus relevan dengan tugas pokok maupun spesifikasi kerja yang dihadapi. Berdasarkan ketetapan prasyarat jabatan maka manajemen memiliki acuan dasar untuk program recruiting dan training. Secara spesifik ada beberapa prasyarat jabatan, antara lain.

• Prasyarat pengetahuan, pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap - tiap jabatan, antara lain pengetahuan teknis, profesional dan lain sebagainya.
• Prasyarat keterampilan, bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan tolak ukur performans seseorang secara efektif. 
• Prasyarat sikap, kecenderungan seseorang untuk bertindak yang terganung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik.

Evaluasi Jabatan

Pada dasarnya evaluasi jabatan berarti suatu metode yang digunakan untuk membandingkan jabatan dengan prosedur formal dan sistematis dimana bertujuan menentukan urutan tingkat pekerjaan dalam organisasi sehingga berguna sebagai dasar sistem penetapan upah yang layak/ adil.

Evaluasi jabatan ialah menilai tugas dan pekerjaan suatu jabatan sesuai dengan deskripsi dan spesifikasi yang ada. Ada empat metode jabatan yang dapat diaplikasikan, antara lain.

1. Metode Ranking
Ialah metode yang paling sederhana dan digunakan oleh perusahaan yang berskala kecil yang memiliki struktur sederhana. Ada beberapa langkah yang dilakukan dalam metode ini, antara lain.

• Membuat daftar (list) dari jabatan yang ada, spesifikasi jabatan dibuat secara jelas yang kemudian dipisahkan.
• Jabatan tersebut dibandingkan satu dengan yang lain dan dinilai, penilaian yang dilakukan oelh supervisor dan  job analyst. 
• Disusun menurut susunan rangking jabatan berguna untuk menentukan besar upah untuk masing - masing jabatan

2. Metode Klasifikasi Jabatan dan Grade Descripsion
Digunakan sebagai standar tolak ukur untuk jabatan - jabatan lain yang akan dinilai. Berikut ini ada beberapa langkah yang dilakukan pada metode ini, antara lain.

• Menyusun kelas jabatan dengan deskripsi jabatan bersifat umum
• Membandingkan deskripsi jabatan dan menilai setiap jabatan dalam kelas. 
• Memasukkan jabatan yang dinilai kedalam grade - grade yang telah ditentukan.   

3. Metode Pembanding Faktor
Ialah metode kuantitatif yang berguna untuk mengevaluasi jabatan. Setiap kelas terdiri dari beberapa faktor tertentu yang ditetapkan terlebih dahulu. Ada beberapa langkah yang dilakukan pada metode ini, antara lain.

• Menetapkan kunci keberhasilan dari setiap jabatan. Secara umum ada beberapa faktor untuk setiap jabatan yang, meliputi persyaratan mental & fisik, keterampilan minimal, kondisi kerja, tanggung jawab, jabatan kunci, memiliki diskripsi tugas serta jabatan yang dipandang penting serta nilai strategi.

Metode Point Rating

Ialah metode yang paling populer dan banyak diimplementasikan untuk dibandingkan dengan metode lain. Prosedur evaluasi / penilaian dimulai dengan membagi jabatan secara detail. Memecahkan faktor jabatan dalam derajat bobot tertentu dan menetapkan penilaian wilayah masing - masing faktor. Nilai jabatan dihitung berdasarkan derajat dan nilai jabatan yang telah ditentukan sebelumnya.